Mitarbeiter*in Empfang / Rezeptionist*in

Die ESMT Berlin ist eine weltweit führende Business School mit ihrem Campus im Herzen Berlins. Von 25 führenden globalen Unternehmen gegründet, bietet die ESMT Master-, MBA- und PhD-Studiengänge sowie Executive Education auf dem Berliner Campus, an Standorten weltweit sowie als Onlinekurse mit Teilpräsenz an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: Unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.

Even though we are an international business school, this position requires near-native German language skills, and therefore this job ad is in German.

Werde Teil unseres Facility Management-Teams als

Mitarbeiter*in Empfang / Rezeptionist*in
(m/w/x, Teilzeit, 20 bis 35 Stunden/Woche, ab November/Dezember 2026)

Mit Deiner Serviceorientierung und Deinem Organisationstalent sorgst Du dafür, dass unser Verwaltungsgebäude für Mitarbeitende und Gäste ein professioneller, einladender und gut organisierter Ort ist.

• Du bist die erste Anlaufstelle in unserem Verwaltungsgebäude und begrüßt Gäste sowie Beschäftigte freundlich und professionell.
• Du betreust den Empfang, nimmst eingehende Telefonate und allgemeine Anfragen entgegen und leitest sie zuverlässig an die richtigen Ansprechpersonen weiter.
• Du koordinierst den Besucherempfang und sorgst dafür, dass sich unsere Gäste von Anfang an gut orientieren können.
• Du übernimmst die Annahme, Verteilung und den Versand von Post, Kurierlieferungen und Paketen.
• Du stellst die Verfügbarkeit von Büro- und Verbrauchsmaterialien sicher, behältst Bestände im Blick und veranlasst Bestellungen eigenständig und rechtzeitig.
• Du sorgst täglich für die Kaffeeversorgung in den Beschäftigtenbereichen und stellst sicher, dass die Kaffeemaschinen einsatzbereit, aufgefüllt und mit allen notwendigen Verbrauchsmaterialien ausgestattet sind.
• Du hast ein aufmerksames Auge für Büro- und Gemeinschaftsbereiche, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und koordinierst kleinere organisatorische Anliegen mit den zuständigen internen Teams oder Dienstleistern.
• Du unterstützt das Team bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben und trägst so zu einem reibungslosen Arbeitsalltag im Verwaltungsgebäude bei.

• Du hast idealerweise Erfahrung am Empfang, im Office Management, in der Büroorganisation, in der Hotellerie oder in einer vergleichbaren serviceorientierten Tätigkeit.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse auf nahezu muttersprachlichem Niveau und kommunizierst auch auf Englisch sicher und freundlich mit internationalen Gästen und Beschäftigten.
• Du bist gern Gastgeber*in und hast zugleich Freude an praktischen und organisatorischen Aufgaben im täglichen Bürobetrieb.
• Du arbeitest selbstständig und vorausschauend: Wenn etwas fehlt oder erledigt werden muss, erkennst du dies und kümmerst dich darum.
• Zuverlässigkeit, Sorgfalt und ein ausgeprägter Servicegedanke sind für dich selbstverständlich.
• Du kannst unterschiedliche Aufgaben gut priorisieren und behältst auch dann den Überblick, wenn am Empfang mehrere Anliegen gleichzeitig anfallen.
• Du gehst sicher mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen um und findest dich schnell in neue Systeme und Abläufe ein.
• Du arbeitest gern im Team und kommunizierst freundlich und wertschätzend mit Menschen aus unterschiedlichen Bereichen und Kulturen.

Entdecke die Vorteile und die Kultur, die unseren Arbeitsplatz besonders machen.

Gesundheit und Wohlbefinden

• Zugang zum Hochschulsport in ganz Berlin
• Zuschuss zum Mittagessen in unserem Campus-Restaurant

Finanzielle Benefits

• Bezuschusstes ÖPNV-Ticket und Leasingoptionen für Fahrräder und E-Bikes
• Betriebliche Altersvorsorge über die Allianz

Persönliche Weiterentwicklung

• Zugang zu LinkedIn Learning
• Deutsch- und Englischkurse in kleinen Gruppen direkt auf dem Campus
• Möglichkeit zur Teilnahme an Weiterbildungen und Studienprogrammen der ESMT

Mehr als nur ein Job
Die ESMT ist ein internationaler und kollegialer Arbeitsplatz mit Mitarbeitenden aus über 55 Nationen. Wir schätzen Eigeninitiative und freuen uns über Beiträge, die echten und nachhaltigen Mehrwert schaffen.

Wir setzen uns für Chancengleichheit und ein inklusives Arbeitsumfeld ein, in dem sich alle unabhängig von Identität oder Hintergrund willkommen und wertgeschätzt fühlen. Davon profitieren nicht nur unsere Programme, sondern die gesamte Community.

Dein Arbeitsplatz befindet sich in Berlin-Mitte gut erreichbar mit dem Rad oder den öffentlichen Verkehrsmitteln. Deine Pausen kannst du im Campus-Restaurant oder im Grünen direkt an der Spree genießen. Bei uns gibts kostenfreien Kaffee und Tee ideal für eine entspannte Pause im Garten mit deinem Team. Unsere lebendige Community trifft sich regelmäßig zu Formaten wie Lucky Lunch, Wednesday Cookies, Orientation Days, Summer Party und Year End Event, dem ESMT-Chor und vielem mehr.

Bitte sende uns deine Unterlagen über unser Online-Bewerbungsformular und füge Folgendes bei:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf mit relevanten Zeugnissen und Referenzen
• Gehaltsvorstellungen und mögliches Eintrittsdatum