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Faculty Assistant

Die ESMT Berlin ist die höchstplatzierte Business School in Deutschland und die erste und einzige deutsche Wirtschaftsuniversität in den europäischen Top 8. Von 25 führenden globalen Unternehmen gegründet, bietet die ESMT Master-, MBA- und PhD-Studiengänge sowie Executive Education auf dem Berliner Campus, an Standorten weltweit sowie als Onlinekurse mit Teilpräsenz an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: Unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.

Wir sind eine internationale Hochschule, Englisch ist die Hauptsprache in der Position. Gute Deutschkenntnisse sind ebenfalls erforderlich.

Für unsere internationale Fakultät und zur Erweiterung des Faculty Assistance-Teams suchen wir ab sofort eine/n

Faculty Assistant
(m/w/x, Teilzeit 30 h/Woche, befristet bis zum 30. Juni 2024)

Sie werden mehrere ESMT Fakultätsmitglieder in den folgenden Bereichen administrativ unterstützen

Spesenabwicklung und Verwaltung des Forschungsbudgets (‚Envelope‘), Bearbeitung und Zuordnung der Ausgaben, dabei Zusammenarbeit mit Accounting und Controlling
Geschäftsreisen organisieren und abwickeln (u.a. Reisekostenabrechnungen)
Pflege des internen Content Management Systems unter anderen zu Reporting- und Budget- Management Zwecken
Office Management: Unterstützung bei Büroangelegenheiten und Einkäufen
Dokumente (z. B. Forschungs- und Lehrmaterialien, CVs, offizielle Briefe, Präsentationen) vorbereiten, formatieren, Korrektur lesen und bei Bedarf übersetzen
Zeitmanagement: Terminkoordination der Fakultätsmitglieder und Vorbereitung von Meetings
Onboarding und persönliche Unterstützung in Bezug auf offizielle und persönliche Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Eingewöhnung/Einführung in Deutschland (bei neuen Fakultätsmitgliedern)
Pflege und Aktualisierung der internen Intranetseiten der Abteilung
Organisation von Forschungsseminaren (Gespräche und Besuche für den akademischen Austausch zwischen der ESMT und anderen Institutionen) und Betreuung der Gäste

Sie sind dafür qualifiziert, weil Sie

hervorragende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift haben (Geschäftssprache der ESMT ist Englisch)
erste Berufserfahrung im Office-Management / Sekretariat / Assistenzbereich aufweisen
sehr gute Office-Kenntnisse (Excel, Word, PowerPoint, Outlook und Adobe Acrobat) nachweisen können
ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie Liebe zum Detail und effizientes Zeitmanagement besitzen
selbstständig, flexibel, zuverlässig, verantwortungsbewusst, proaktiv und serviceorientiert arbeiten und ein Teamplayer sind

Unser Angebot

Die ESMT bietet eine sehr kollegiale und internationale Arbeitsumgebung mit Menschen aus über 35 Ländern. Wir fördern Eigeninitiative und Ideen, die langfristig zur Mission unserer Hochschule beitragen. Wir sind überzeugt, dass Diversität das Wohl unserer Mitarbeitenden, den Erfolg unserer Programme und unsere Gemeinschaft stärkt. Wir fördern Chancengleichheit und stellen unabhängig von Genderidentität, ethnischer Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Identität, Herkunft, Nationalität, Behinderung oder Alter ein. Wir arbeiten am Campus in Berlin-Mitte. Sie erreichen uns mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Fahrrad und können Ihr Mittagessen in unserem privaten Restaurant oder Café direkt neben der Spree genießen oder setzen Sie sich mit einer Tasse Kaffee oder Tee in unseren wunderschönen Garten.