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(Associate) Program Manager - Job Berlin - Jobs

(Associate) Program Manager

Die ESMT Berlin ist die höchstplatzierte Business School in Deutschland und die erste und einzige deutsche Wirtschaftshochschule in den europäischen Top 10. Von 25 führenden globalen Unternehmen gegründet, bietet die ESMT Master-, MBA- und PhD-Studiengänge sowie Executive Education auf ihrem Campus in Berlin, an Standorten weltweit sowie in einem Online/Blended-Format an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.

Für unser Leadership Development Programs-Team, welches für die Führungskräfteentwicklung im Bereich der offenen Seminare sowie Executive MBA verantwortlich ist, sowie für das Corporate Programs-Team suchen wir ab sofort (August oder September 2022) mehrere

(Associate) Project /Seminar Manager [Program Manager]
m/w/x, Teilzeit (20 bis 32 Stunden/Woche) / Vollzeit (40 Stunden)

Als (Associate) Program Manager liegt Dein Fokus auf der organisatorischen und logistischen Planung (und Umsetzung) unserer Weiterbildungsformate, die als Online-, Präsenz-, Hybride- oder Integrierte-Lern-Seminare (“Blended Learning“) angeboten werden. Der Schwerpunkt wird hier auf unseren offenen Seminaren liegen, Du wirst aber auch bei maßgeschneiderten Weiterbildungslösungen für Unternehmen oder anderen ESMT Bildungsveranstaltungen wie dem Executive MBA Programm unterstützen

Dein Aufgabenbereich:

  • Du treibst den Planungsprozess voran, definierst die zeitliche Planung und Fristen, arbeitest eng mit allen Stakeholdern zusammen, um einen hochprofessionellen und reibungslosen Ablauf sicherzustellen
  • In allen Projektphasen (von der Vorbereitung bis zur Umsetzung) sorgst Du für die Gewährleistung unserer Qualitäts- und Servicestandards
  • Du bereitest das Learning Management System (LMS) für das jeweilige Seminar vor, erstellst Veranstaltungsinformationen und Seminarunterlagen und unterstützt die Teilnehmenden bei der Anwendung der LMS
  • Du bist Ansprechperson für logistische Angelegenheiten unserer Teilnehmenden sein (z.B. Hotelbuchungen, An- und Abreise, Seminarvorbereitung)
  • Du erstellst Budgetkalkulationen, überwachst die einzelnen Veranstaltungsbudgets in Absprache mit dem Program Director und übernimmst die finale Abrechnung
  • Koordination der internen (Catering, Facility Management) und externen Dienstleistern gehören zu Deinem Aufgabenbereich
  • Du recherchierst nach geeigneten Hotels, spannenden Locations und Rahmenprogrammen für unsere Veranstaltungen
  • Bei online Formaten unterstützt du das Organisationsteam als Co-Pilot in den gängigen digitalen Konferenztools wie Zoom, Webex oder MS Teams
  • Du wertest das Teilnehmer-Feedback aus, bringst proaktiv Verbesserungsvorschläge ein und beteiligst Dich an der Optimierung unserer Program Management Prozesse und Weiterentwicklung unserer Excellence Standards

Das bringst Du mit:

  • Du hast erfolgreiche einschlägige Berufserfahrungen im Bereich Veranstaltungsmanagement oder Seminarorganisation gesammelt, im besten Fall mit der Betreuung von Live-, Online- und Hybrid-Veranstaltungen
  • Dein Organisationstalent, Deine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise und sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement zeichnen Dich aus. Dadurch fällt es Dir leicht mehrere Projekte gleichzeitig zu betreuen ohne den Fokus zu verlieren
  • Deine Kommunikationsstärke ermöglicht es dir mit unterschiedlichen Zielgruppen (von Young Talents bis zur C-Level) zu interagieren und für hohe Teilnehmer- und Kundenzufriedenheit zu sorgen
  • Unsere Kunden, Teilnehmenden und Studierenden schätzen Deine Dienstleistungsorientierung, Deine lösungsorientierte Denkweise und Deine Liebe zum Detail
  • Mit unseren deutschen und internationalen Teilnehmenden und Kunden kommunizierst Du ohne Probleme auf Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich. Jede weitere Sprache ist ein Plus.
  • Du kennst dich mit Microsoft-Office-Tools gut aus.
  • Berufliche Reisen innerhalb und außerhalb Deutschlands sowie gelegentliche Veranstaltungen an den Wochenenden lassen sich mit Deinem Alltag gut vereinbaren
  • Kenntnisse von Projektplanungstools, Erfahrung mit unterschiedlichen Videokonferenz-Tools (z.B. Zoom, MS Teams, WebEx) und Erfahrung mit Learning Management Systemen (z.B. Moodle, Promote, Canvas) sind von Vorteil

Was wir Dir bieten:

  • Die ESMT bietet eine sehr kollegiale und internationale Arbeitsumgebung mit Menschen aus über 35 Ländern.
  • Wir fördern Eigeninitiative und Ideen, die langfristig zur Mission der wissenschaftlichen Hochschule beitragen.
  • Wir sind überzeugt, dass Diversität das Wohl unserer Mitarbeitenden, den Erfolg unserer Programme und unsere Community stärkt. Wir fördern Chancengleichheit und stellen unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität ein.
  • Dich erwartet ein Arbeitsplatz am Campus im Herzen Berlins mit wunderschönem Garten und einem Café direkt neben der Spree.
  • In unserem hauseigenem Restaurant kannst du deine Mittagspause genießen.
  • Darüber hinaus bieten wir flexible Arbeitszeiten, ein Home Office-Konzept, Zuschuss zum Jobticket, Zuschuss zum Jobrad und regelmäßige ESMT Community Veranstaltungen. Schaue gern auf unsere Website für weitere Informationen.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Bitte bewerben Sie sich über unser Online-Bewerbungsformular inklusive:

  • Motivationsschreiben mit Angabe der Wunscharbeitszeit (Teilzeit oder Vollzeit)
  • Lebenslauf und relevante Zeugnisse/Referenzen
  • Angabe der Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins / Kündigungsfrist