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Faculty Assistant - Job Berlin - Jobs

Faculty Assistant

Die ESMT Berlin ist die höchstplatzierte Business School in Deutschland und die erste und einzige deutsche Wirtschaftsuniversität in den europäischen Top 10. Von 25 führenden globalen Unternehmen gegründet, bietet die ESMT Master-, MBA- und PhD-Studiengänge sowie Executive Education auf dem Berliner Campus, an Standorten weltweit sowie als Onlinekurse mit Teilpräsenz an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: Unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.

Even though we are an international business school, this position requires near native German skills and therefore this job ad is in German.

Für unsere internationale Fakultät und zur Erweiterung des Faculty Assistance-Teams suchen wir ab sofort eine/n
Faculty Assistant (m/w/x, in Teilzeit, an 5 Tagen / Woche, Montag-Freitag). 

Sie werden mehrere ESMT Fakultätsmitglieder in den folgenden Bereichen administrativ unterstützen:

  • Geschäftsreisen organisieren und abwickeln (u.a. Reisekostenabrechnungen)
  • Spesenabwicklung und Verwaltung des Forschungsbudgets (‚Envelope‘), Bearbeitung und Zuordnung der Ausgaben, dabei Zusammenarbeit mit Accounting und Controlling
  • Office Management: Unterstützung bei Büroangelegenheiten und Einkäufen
  • Pflege des internen Content Management Systems unter anderen zu Reporting- und Budget- Management Zwecken
  • Dokumente (z. B. Forschungs- und Lehrmaterialien, CVs, offizielle Briefe, Präsentationen) vorbereiten, formatieren, Korrektur lesen und bei Bedarf übersetzen
  • Zeitmanagement: Terminkoordination der Fakultätsmitglieder und Vorbereitung von Meetings
  • Onboarding und persönliche Unterstützung in Bezug auf offizielle und persönliche Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Eingewöhnung/Einführung in Deutschland (bei neuen Fakultätsmitgliedern)
  • Pflege und Aktualisierung der internen Intranetseiten der Abteilung
  • Organisation von Forschungsseminaren (Gespräche und Besuche für den akademischen Austausch zwischen der ESMT und anderen Institutionen) und Betreuung der Gäste.

Sie sind dafür qualifiziert, weil Sie

  • hervorragende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift haben (Geschäftssprache der ESMT ist Englisch)
  • erste Berufserfahrung im Office-Management / Sekretariat / Assistenzbereich aufweisen
  • sehr gute Office-Kenntnisse (Excel, Word, PowerPoint, Outlook und Adobe Acrobat) nachweisen können
  • ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie Liebe zum Detail und effizientes Zeitmanagement besitzen
  • selbstständig, flexibel, zuverlässig, verantwortungsbewusst, proaktiv und serviceorientiert arbeiten und ein Teamplayer sind.

Unser Angebot

Die ESMT bietet eine sehr kollegiale und internationale Arbeitsumgebung mit Menschen aus über 35 Ländern. Wir fördern Eigeninitiative und Ideen, die langfristig zur Mission unserer Hochschule beitragen. Wir sind überzeugt, dass Diversität das Wohl unserer Mitarbeitenden, den Erfolg unserer Programme und unsere Gemeinschaft stärkt. Wir fördern Chancengleichheit und stellen unabhängig von Genderidentität, ethnischer Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Identität, Herkunft, Nationalität, Behinderung oder Alter ein. Wir arbeiten am Campus in Berlin-Mitte. Sie erreichen uns mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Fahrrad und können Ihr Mittagessen in unserem privaten Restaurant oder Café direkt neben der Spree genießen oder setzen Sie sich mit einer Tasse Kaffee oder Tee in unseren wunderschönen Garten.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte bewerben Sie sich über unser Online-Bewerbungsformular inklusive:

  • Motivationsschreiben
  • Lebenslauf und relevante Zeugnisse/Referenzen
  • Gehaltsvorstellungen und Starttermin