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Junior Program Manager - Corporate Programs - Job Berlin - Jobs

Junior Program Manager - Corporate Programs

Die ESMT Berlin ist eine internationale Wirtschaftsuniversität, die von 25 führenden globalen Unternehmen und Verbänden gegründet wurde. Wir bieten englischsprachige Vollzeit- und berufsbegleitende Executive MBA-Studiengänge, einen Master in Management-Studiengang sowie Managementweiterbildungen an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.

Im Bereich Executive Education (Führungskräfteweiterbildung) bist Du als Team Support im Program Management für eine Reihe von administrativen und organisatorischen Tätigkeiten zuständig. Perspektivisch hast Du die Möglichkeit kleinere Seminare eigenständig organisatorisch zu betreuen.

Für unser Corporate Programs Team suchen wir ab sofort eine/n Mitarbeiter*in im Veranstaltungs/Eventmanagement (Hochschulwesen) [Junior Program Manager] (m/w/x, Teilzeit oder Vollzeit)

Dein Aufgabenbereich

  • Du unterstützt das Program Manager Team bei der Organisation und Planung von Weiterbildungsveranstaltungen für Führungskräfte welche in Präsenz-, Online-, Blended-, und Hybrid-Format angeboten werden
  • Dabei bereitest Du das Learning Management System (LMS) für das jeweilige Seminar vor, erstellst Veranstaltungsinformationen und Seminarunterlagen und unterstützt die Teilnehmer bei der Anwendung der LMS
  • Du bist Ansprechperson für logistische Angelegenheiten unserer Teilnehmer*innen sein (z.B. Hotelbuchungen, An- und Abreise, Seminarvorbereitung)
  • Du erstellst Budgetkalkulationen und überwachst die einzelnen Veranstaltungsbudgets in Absprache mit dem Program Director
  • Koordination der internen (Catering, Facility Management) und externen Dienstleistern gehören zu Deinem Aufgabenbereich
  • Du recherchierst nach geeigneten Hotels, spannenden Locations und Rahmenprogrammen für unsere Veranstaltungen
  • Während der Seminardurchführung fungierst Du als Eventmanager vor Ort und sorgst für die Gewährleistung unserer Qualitäts- und Servicestandards
  • Bei online Formaten unterstützt du das Organisationsteam als Co-Pilot in den gängigen digitalen Konferenztools wie Zoom, Webex oder MS Teams, indem du Teilnehmende in virtuelle Gruppen einteilst, in Break out rooms sendest, Unterlagen verschickst und Fragen an den Referenten aus dem Chat weitergibst
  • Nach den Veranstaltungen übernimmst Du die Erstellung der Auswertungsreports und die sorgst für die Abrechnung aller anfallenden Kosten
  • Nach der Einarbeitungsphase übernimmst Du stufenweise eigene Programme die du selbständig organisierst und betreust
  • Du bringst proaktiv Vorschläge ein und beteiligst dich an der Optimierung unserer Program Management Prozesse und Weiterentwicklung unserer Excellence Standards

Dein Profil

  • Du bist ein Organisationstalent mit ausgeprägter Kundenorientierung und Dienstleistungsmentalität
  • Liebe zum Detail und exzellentes Zeitmanagement zeichnen Dich aus
  • Du kannst in turbulenten Zeiten Ruhe bewahren und mehrere Projekte gleichzeitig betreuen
  • Auf den Veranstaltungen bist Du ein/e gute/r Gastgeber/in und innerhalb des Teams ein zuverlässiger Teamplayer
  • Du hast erste Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen oder Weiterbildungsseminaren sammeln können
  • Mit unseren deutschen und internationalen Teilnehmenden und Kunden kannst Du ohne Probleme auf Deutsch und Englisch kommunizieren, sowohl mündlich als auch schriftlich. Jede weitere Sprache ist ein Plus.
  • Du bist ab und zu reisebereit und bist auch vereinzelt an Wochenenden verfügbar, wenn eine Veranstaltung stattfindet
  • Du kennst Dich mit Microsoft-Office-Tools gut aus
  • Es ist von Vorteil, wenn du Erfahrung mit Konferenz-Tools (Zoom, MS Teams, Webex) oder Erfahrung in der Arbeit mit CRM-Systemen und/oder E-Learning-Plattformen hast

Unser Angebot

Die ESMT bietet eine sehr kollegiale und internationale Arbeitsumgebung mit Menschen aus über 35 Ländern. Wir fördern Eigeninitiative und Ideen, die langfristig zur Mission der wissenschaftlichen Hochschule beitragen. Wir sind überzeugt, dass Diversität das Wohl unserer Mitarbeitenden, den Erfolg unserer Programme und unsere Gemeinschaft stärkt. Wir fördern Chancengleichheit und stellen unabhängig von Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität ein. Wir arbeiten am Campus in Berlin-Mitte. Sie erreichen uns mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Zuschuss zum Jobticket) oder Fahrrad (Zuschuss zum Jobrad) und können Ihr Mittagessen in unserem privaten Restaurant oder Café direkt neben der Spree genießen oder setzen Sie sich mit einer Tasse Kaffee oder Tee in unseren wunderschönen Garten. Schauen Sie gern auf unsere Website für weitere Informationen.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Bitte bewerbe Dich mit folgenden Bewerbungsunterlagen in unserem Online- Bewerbungsformular:

  • Motivationsschreiben mit Angabe zur gewünschten Arbeitszeit (Voll- oder Teilzeit)
  • Lebenslauf und relevante Zeugnisse/Referenzen
  • Gehaltsvorstellung und nächstmöglicher Eintrittstermin