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Faculty Assistant

Die ESMT Berlin ist die höchstplatzierte Business School in Deutschland und die erste und einzige deutsche Wirtschaftsuniversität in den europäischen Top 8. Von 25 führenden globalen Unternehmen gegründet, bietet die ESMT Master-, MBA- und PhD-Studiengänge sowie Executive Education auf dem Berliner Campus, an Standorten weltweit sowie als Onlinekurse mit Teilpräsenz an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: Unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.

We are an international business school and English is the main language used in this position, solid German skills are also required.

Für unsere internationale Fakultät und zur Erweiterung des Faculty Assistance-Teams suchen wir ab sofort eine/n

Faculty Assistant
(m/w/x, Vollzeit 40 Stunden/Woche)

Sie werden mehrere ESMT Fakultätsmitglieder in den folgenden Bereichen administrativ unterstützen

Spesenabwicklung und Verwaltung des Forschungsbudgets, Ausgabenmanagement, dabei enge Zusammenarbeit mit Accounting und Controlling
Organisation der Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnungen
Pflege des internen Content Management Systems unter anderen zu Reporting- und Budget- Management Zwecken
Unterstützung bei Büroangelegenheiten und Einkäufen
Erstellung von Dokumenten, Korrekturlesen, (z. B. Forschungs- und Lehrmaterialien, CVs, Präsentationen); Übersetzungen bei Bedarf
Verwaltung des Terminkalenders sowie Vorbereitung von Meetings Terminkoordination der Fakultätsmitglieder und Vorbereitung von Meetings
Onboarding der neuen Fakultätsmitglieder und Unterstützung bei der Eingewöhnung/Einführung in Deutschland.
Pflege und Aktualisierung der internen Intranetseiten
Organisation von Forschungsseminaren und Betreuung von Gastwissenschaftler

Sie sind dafür qualifiziert, weil Sie

hervorragende Englisch- und gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift haben (Geschäftssprache der ESMT ist Englisch)
Berufserfahrung im Office-Management / Sekretariat / Assistenzbereich aufweisen
sehr gute Office-Kenntnisse (Excel, Word, PowerPoint, Outlook und Adobe Acrobat) nachweisen können
ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie Liebe zum Detail und effizientes Zeitmanagement besitzen
selbstständig, flexibel, zuverlässig, verantwortungsbewusst, proaktiv und serviceorientiert arbeiten und ein Teamplayer sind

Unser Angebot

Die ESMT bietet eine sehr kollegiale und internationale Arbeitsumgebung mit Menschen aus über 35 Ländern. Wir fördern Eigeninitiative und Ideen, die langfristig zur Mission unserer Hochschule beitragen. Wir sind überzeugt, dass Diversität das Wohl unserer Mitarbeitenden, den Erfolg unserer Programme und unsere Gemeinschaft stärkt. Wir fördern Chancengleichheit und stellen unabhängig von Genderidentität, ethnischer Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Identität, Herkunft, Nationalität, Behinderung oder Alter ein. Wir arbeiten am Campus in Berlin-Mitte. Sie erreichen uns mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Fahrrad und können Ihr Mittagessen in unserem privaten Restaurant oder Café direkt neben der Spree genießen oder setzen Sie sich mit einer Tasse Kaffee oder Tee in unseren wunderschönen Garten.